Как создать идеальное приглашение на вебинар

Пригласительная рассылка

Хорошее планирование — залог успеха. Это особенно верно при отправке традиционных приглашений по почте.

Если вы не уделяете этому времени, все усилия могут оказаться напрасными.

Разработка, печать, подготовка списков адресов, подготовка рассылки и отправка ее по почте обычно занимает несколько недель или даже месяцев. При планировании расписания также учитывайте, что вашим получателям, особенно в области корпоративных мероприятий в секторе B2B, нужно достаточно времени для планирования встреч и для освобождения времени на посещение вашего делового мероприятия.

Даже при наличии цифровых приглашений необходимо запланировать достаточное время на выполнение заказа, даже если общая потребность в времени значительно ниже.

Маркетинговые продукты Calltouch

Сквозная аналитика
Все данные в одном интерфейсе
Коллтрекинг
Определение источника звонков
Предикт
Речевая аналитика
Оптимизатор
Автоматическое управление рекламой
Обратный звонок
Виджет звонка с сайта
Антифрод
Защита от накрутки звонков

Кроме того, решающим фактором для планирования отправки всегда является то, хотите ли вы отправить одно- или многоэтапные приглашения

Сложность здесь заключается в том, чтобы найти золотую середину: с одной стороны, вы хотите получить достаточное внимание к мероприятию, с другой — не хотите быть слишком навязчивыми по отношению к своим потенциальным гостям

Наилучший эффект достигается при помощи трёхэтапной отправки, включающей объявление даты, приглашение и напоминание. Прежде всего, реализация трехэтапного приглашения может быть почти достигнута только с помощью цифровых решений.

• Объявление даты —  4 месяца до мероприятия;
• Приглашение — минимум за 2 месяца до мероприятия;
• Напоминание — за 2 недели до мероприятия.

Распишите процесс менеджмента участием уже во время отправки: вы можете получать согласия и отказы классическим способом или управлять ими с помощью соответствующих программных решений.

Если вы отправляете приглашение на мероприятие в цифровом виде, т.е. по электронной почте или с помощью программного обеспечения, получателям не только легче отвечать — вы также можете управлять отзывами без каких-либо усилий.

Также рассмотрите мультиканальное приглашение. Пример: сначала вы объявляете дату в интернете, затем отправляете приглашение по почте, после чего шлёте напоминания по почте или в LinkedIn. Здесь можно направить гостя на лендинг с дополнительной информацией и мультимедийным контентом — например, видео.

Приглашения на мероприятия и GDPR

25 мая 2018 года маркетологи затаили дыхание: речь зашла о защите данных. Что соответствует GDPR, а что нет?

Мы не профессионалы в юридических консультациях! Скорее, это общие рекомендации в меру наших знаний и убеждений. Обсудите меры безопасности со своим специалистом по защите данных или юридическим отделом.

Приглашения для компаний

Вы отправляете приглашение по электронной почте компании, а не конкретному лицу, ответственному от компании. Согласно GDPR, это не проблема, если данные поступают из общедоступного источника — например, телефонного справочника — а личные данные не используются.

Приглашения частным лицам

Вы специально приглашаете людей из компании — здесь применяются принципы обработки персональных данных, определенные в GDPR. Как правило, потребуется согласие. Но есть исключения.

Вы можете приглашать людей по электронной почте, с которыми у вас были или есть активные деловые отношения.

Например, если вы используете специальный инструмент для приглашений, маркетинговое решение, в котором пользователь, например, сотрудник компании, отправляет приглашение на событие своим личным реальным контактам — например, клиентам или партнерам, никакого дополнительного согласия не требуется. В этом сценарии становится ясно, что существуют активные деловые отношения — следовательно, приложение соответствует GDPR.

Если вы используете цифровой инструмент для отправки приглашений, обязательно проверьте следующие функции для обеспечения соответствия GDPR:

• Функция экспорта для протоколов на уровне отправителя и также на уровне получателя — обязанность предоставлять информацию.
• Функция экспорта данных — право на передачу данных.
• Глобальный поиск и удаление данных пользователя, включая ведение журнала — право на удаление.
• Глобальные списки отказов — получатели, которые явно не хотят получать больше писем, будут глобально заблокированы во всех адресных книгах всех сотрудников, повторный импорт также невозможен.
• Возможность отказаться в электронной почте — функция прямого выхода из системы / блокировки для получателей одним щелчком мыши.

Составляем список гостей на свадьбу

Список гостей  составляйте грамотно, тогда с ним проще определить, сколько и каких приглашений понадобится. Со списком гостей несложно контролировать отправку пригласительных, а также сбор гостей. В списке гостей следует отметить тех приглашенных, которые не смогут по какой-то причине присутствовать у вас на свадьбе.

• Вдумчиво и спокойно обсудите, какого плана свадьбу вы хотите: немногочисленную, в кругу друзей и близких родственников, либо масштабную, с большим количеством гостей.
• Прикиньте, какой бюджет будет выделен на праздничное мероприятие.

 Совет:Не рассчитывайте, что подарками вы сможете окупить потраченные средства. Как правило, такого не случается. 

Уточните, сколько человек вмещает выбранный вами банкетный зал.

Как выглядит список гостей(вариант):

Имя гостя	Примечание	Приглашение отправлено	Участие подтверждено	Адрес или номер телефона
Со стороны невесты
Папа Владимир Петрович		+	+
Мама Анна Николаевна		+	+
Сестра Катя		+	+
Подруги
Маша	С ребенком	+	+
Ольга	вегетарианка	+	+
Родственники
Тетя
Племянник	С гитарой
Со стороны жениха
Папа Иван Петрович
Мама Тамара Николаевна
Брат Костя	поэт
Друзья
Вик	поет
Олег		+	Приедет на второй день
Общие друзья
Томашовы
Дополнительно
Игорь Петрович Иванов	Опоздает

Прежде всего, определитесь, в каком стиле вы видите свадьбу, в какой цветовой гамме, т.к. свадебное  приглашение – это пролог свадьбы, и оно должно соответствовать выбранному стилю.

Уяснив для себя эти детали, готовьте материалы и приступим к творчеству.

Следуя этому мастер-классу, создадим красивые пригласительные открытки на свадьбу своими руками, которые отразят индивидуальность, а также сократят статью расходов свадебного бюджета!

Как написать текст приглашения на свадьбу

Текст надо составить так, чтобы донести всю информацию, и при этом он выглядел художественным.  

Можно выбрать универсальный текст, и подписать открытки всем одинаково. Можно купить  открытку-приглашение с уже написанным текстом.

Но гораздо лучше воспринимается проникновенное послание, составленное конкретно для каждого гостя. Можно предположить, что и ответная реакция будет теплее.

Сначала поговорим о правилах (этикете), которые надо знать, чтобы  текст написать грамотно.

Правила (этикет) пригласительных

В пригласительных укажите:

• Имена молодоженов                                                                                                                                                               NB! У нас принято имя жениха ставить первым (глава семьи), а вот в европейских странах наоборот – первым прописывается имя невесты. Допускается имена новобрачных  выделять отличным от основного текста стилем шрифта или размером.
• Имена гостей                                                                                                                                                                                     NB! Первым указывается имя женщины, вторым – мужчины. Если вы лично не знакомы со спутницей своего гостя, тогда первым напишите имя мужчины.Допускается в официальном приглашении (начальнику, коллегам, вышестоящим по статусу, родственникам) при обращении к гостям употреблять «Уважаемый», «Дорогие», «Почтенный» и называть их по имени и отчеству. Сокращения до инициалов не желательны.К друзьям, коллегам, равным по статусу, близким родственникам можно обращаться, используя полные имена или уменьшительные. Обращения «Бабуля», «Мамочка», «Сестричка» выглядят искренне и трогательно.
• Время и дату проведения церемонии бракосочетания и банкета.
• Название и адрес Дворца Бракосочетания или ЗАГСа .
•  Адрес места, где состоится празднование. Название ресторана или банкетного зала.
• Продумайте вступительные слова. Они должны быть искренними, теплыми и адресованы именно этому гостю.
• Оговорите дресс-код, если свадьба будет тематической.
• Уместна  будет  просьба о подтверждении присутствия на свадьбе. Ее можно оформить на отдельном листочке, который вложить в приглашение или написать прямо в тексте.
• Не стесняйтесь выражать свои пожелания по подаркам. Вполне уместно будет сообщить, что вы с удовольствием примете подарки в конвертах.
• Обязательно оговорите, какие традиции вы не хотите или, наоборот, желаете поддерживать на своей свадьбе (например, кража невесты, частые крики «горько»  и т.п.)
• Не лишним будет оговорить, что вы просите гостей прибыть за 20-30 минут до начала торжества.

Варианты текстов:

Хотите – используйте  стандартные  тексты  без изменений, а , возможно, эти тексты разбудят вашу фантазию, и вы напишете лучше, душевнее…

Поблагодарите родителей, напишите о своей любви и значимости их присутствия на торжестве.

Уместно будет сообщить, что вы хотите собрать самых близких и дорогих людей, чтобы поделиться своим счастьем. А присутствие бабушки(дяди, тети…) добавит тепла в атмосферу праздника.

Друзья 

Друзья поймут и оценят ваш юмор, ваши шутки. Упомяните в открытке, что все самые яркие моменты в жизни для нас создают люди, наши близкие и любимые.

Допускается отдельным текстом на отдельном листочке написать:

Пожалуйста,   подтвердите ваше желание и возможность присутствия на нашем празднике. Сделайте это при личной встрече или по телефону (номер телефона).

С уважением и надеждой на встречу, (имена молодоженов).

Типы приглашений

Прежде чем углубляться в детали содержания приглашения, необходимо решить, какие именно приглашения будут отправлены. Это относится ко всем типам приглашений, независимо от того, будет ли это корпоративное событие, юбилей компании или запуск продукта.

По сути, есть два формата приглашений:

• Электронные;
• Печатные.

В последние годы всё больше компаний стремятся активно переходить на электронные форматы всего: документооборота, рекламы и, в том числе, рассылки приглашений.

Это связано, в частности, с четырьмя основными недостатками печатных приглашений:

Высокая стоимость

Одна только печать на плотной мелованной бумаге обойдётся гораздо дороже, чем обычная печать документов. Если учитывать доставку, то общие затраты становятся ещё выше, что далеко не всегда оправдано.

Отсутствие персонализации

Получатели приглашений чувствуют внимание и заботу, когда к ним обращаются лично. Для печатных карточек это означает, что нужно вводить все имена вручную или передавать их во время заказа

Это требует времени, которое можно инвестировать в более полезные вещи.

Сложности координации

Немедленные согласие или отказ невозможны в классическом бумажном варианте. Чтобы иметь какое-то представление о происходящем, приглашенных можно попросить зарегистрироваться на сайте — например, с помощью QR-кода — и отметиться там. Проблема в том, что такой переход для многих является сложным и трудоёмким процессом.

Важные факторы

Целевая группа

Задайте себе вопрос: являются ли потенциальные участники мероприятия пользователями цифровых технологий? В большинстве случаев ответ прост: да. По данным Statista, в 2020 году в онлайне уже 4,54 миллиарда человек.

Тип мероприятия

Вечер встреч ветеранов или пенсионеров легко может обойтись печатными приглашениями, но для интернет-маркетингового конференции интернет-маркетологов рекомендуются цифровые приглашения.

Время до мероприятия

В стрессе подготовки к событию приглашение часто забывается. Является ли это поводом для паники, если за неделю до мероприятия приглашения не готовы? Нет, если они в цифровом формате, их можно быстро настроить и отправить.

Бюджет

Если бюджет ограничен и вы хотите разослать несколько сотен приглашений, цифровой формат — лучший выбор в разрезе расходов.

Вот так может выглядеть официальное приглашение на мероприятие:

Или официальное приглашение на мероприятие может быть и таким:

Лучшие примеры пригласительных писем на вебинар

Чтобы помочь вам в планировании онлайн-мероприятий, мы попросили наших коллег достать несколько крутых писем с приглашением на вебинар из закромов своих почтовых ящиков. Давайте посмотрим чем эти письма хороши.

Приглашение на вебинар от ветерана инстаграм-войны впечатляет простотой и неординарностью:

• Тематический баннер со спикером,

• Наглядно описанные выгоды от вебинара;

• Кнопка с призывом вначале и вконце письма побуждает скорее перейти к регистрации,

• Есть цепляющая плюшка: зарегистрируйся и получи закрытый мастер-класс бесплатно.

Если вам есть чем поощрить человека за участие – напишите об этом в пригласительном письме вначале или перед конечным призывом. И пусть регистраций будет еще больше!

Структурированный минимализм от Web Academy

Простое и структурированное письмо с ярким акцентом на баннер и призыв – то, что нужно для правильной подачи информации о вебинаре. А еще единая цветовая гамма, абзацы и отступы, грамотная работа со шрифтами – просто нектар для глаз читателя.

Когда текст структурирован, разбит на абзацы и ключевые моменты выделены жирным – это помогает лучше воспринять выгоды. Чем более понятны и цепляющи выгоды – тем лучше они побуждают зарегистрироваться.

Пример как экономить время на прочтение письма демонстрирует приглашение от Sales Force. Это компактно выполненное письмо – образец приглашения на вебинар без тянущихся описаний, больших баннеров и длинных списков. Все необходимые составляющие максимально ёмко и ярко обыграны. Используемые цвета сохраняют связь с брендом. Единственное, что мы бы изменили – ссылку “зарегистрироваться” в конце письма. Мы бы разместили ее по центру и оформили кнопкой.

Приглашение на несколько вебинаров от Маркеториум

Пример от образовательно платформы Маркеториум показывает как можно оформить письмо-приглашение сразу на несколько вебинаров и мастер класс. Блок с анонсом каждого события оформлен в своей цветовой гамме, что позволяет визуально отделять одно событие от другого.

Не забыты и плюшки в виде промокода на скидку. А размещение доступных мест в анонсе мастер класса – хорошая попытка убедить подписчика, что лучше быстрее зарегистрироваться.

Рассылка с приглашением на вебинар

Попробовать

Свадебные пригласительные в стиле классика Мастер класс №2

Сложность –  доступно для начинающих

Время работы – 20 минут

Материал  для одного  пригласительного :

• картон дизайнерский плотный (от 200 г/м²)
• бумага для печати текста (молочного или белого цвета)
• калька для печати надписи ” Приглашение на свадьбу” (можно обойтись бумагой, указанной выше)
• атласная лента шириной 12мм
• атласные ленты шириной 25мм
• ажурное кружево
• скотч двусторонний шириной 5 или 10мм
• скотч двусторонний шириной 2 мм
• клей ПВА

Инструменты:

• клеевой пистолет
• доска для биговки (если нет доски, то сгиб сделайте линейкой)
• линейка
• карандаш
• ножницы с ровными краями
• ножницы с фигурными краями (можно без них)
• дырокол с фигурными цветочками

Создание пригласительной открытки пошагово

1. Вырезаем из дизайнерского картона прямоугольник размером 30х15 см.
2. На доске для биговки  ровно посередине делаем прямолинейную бороздку для последующего сложения картона.  Складываем открытку пополам и получаем ровный сгиб.

3.Из атласной ленты шириной 2,5 см делаем бантик. Бантик к открытке  крепим клеевым             пистолетом.

4.Далее печатаем текст для внутренней части открытки. Края обрезаем  фигурными ножницами.  Если таких ножниц нет, то подойдут ножницы с ровными краями.

5.На двусторонний скотч шириной 2 мм крепим  текст .

6.На бумаге или кальке печатаем надпись “Приглашение на свадьбу” и вырезаем. С                          помощью ножниц заворачиваем кончики в трубочку. С помощью двустороннего скотча              шириной 5мм или 10мм клеим надпись на титульной странице  свадебного приглашения.

Готово!

Быстро, легко и оригинально. Не правда ли?  Такие пригласительные открытки на свадьбу, сделанные своими руками, несут  положительную энергетику,  даже если все они будут одинаковыми.

Вы можете сделать их персональными, если уделите внимание составлению текста.  Совет: 

 Совет: 

Дизайн приглашения

Для привлекательного приглашения используются не только текстовые приёмы, но и некоторые визуальные — их вы можете использовать, чтобы убедить потенциальных участников встречи посетить событие.

Адаптируйте дизайн с его четырьмя центральными компонентами — изображения, типографика, фон, цвета — именно для вашей целевой группы.

Изображения

Изображения играют особую роль в визуальном обращении, поскольку могут вызывать эмоции и желания, впечатлять, вдохновлять, а также шокировать.

Наши рекомендации по выбору правильных изображений:

• Выберите картинки, которые соответствуют настроению, которое вы хотите передать;
• Будьте изобретательны и не выбирайте самые очевидные изображения, которые уже используют все остальные;
• Не используйте стоковые фотографии, придайте своим фотографиям индивидуальный вид;

Если у вас нет времени или бюджета для собственной съёмки с фотографами, вы можете выбрать несколько фотографий с высоким разрешением по адресу на unsplash.com.

Если вы отправляете приглашение на мероприятие в цифровом формате, тогда используйте видео. На mixkit.co вы огромный выбор видео в высоком качестве. На обеих платформах материал абсолютно бесплатный и может использоваться в коммерческих целях без каких-либо ограничений.

Приглашение на мероприятие – образец:

Типографика

Наше подсознание интерпретирует шрифты и присваивает им смыслы. Они также способны вызывать ассоциации и эмоции — что делает их выбор важным для разработки приглашений на мероприятия.

Выберите два шрифта, более яркий для заголовка и более разборчивый для подзаголовка и основного текста.

Слишком похожие шрифты могут «съедать» друг друга, поэтому следует избегать объединения двух шрифтов с засечками — Times New Roman и Minion, например.

Обратите внимание на контраст шрифта с фоном, который облегчает чтение

Слишком большие отступы или межстрочный интервал могут привести к тому, что текст станет разваливаться, поэтому используйте подходящие размеры и интервалы.

Для интернета и, следовательно, цифровых приглашений fonts.google.com предлагает на выбор более 800 шрифтов бесплатно.

Фон

Если вы разрабатываете двусторонний пригласительный билет, то, вероятно, поместите изображение на лицевую сторону, в то время как на оборотную сторону — основной текст

Поэтому здесь основное внимание уделяется общению через слова

Вот почему важно помнить, что шрифт должен сильно выделяться на фоне, быть контрастным

Это не означает, однако, что вы не можете использовать другие элементы дизайна: например, дополнительные графические элементы для поддержки фирменного стиля или «декоративные элементы» поверх фона.

Цвета

Каждый цвет имеет определенный эффект и вызывает определенные чувства. Не упускайт это из виду и сознательно влияйте на восприятие аудитории с помощью соответствующего выбора цвета.

В следующем списке приведен краткий обзор психологического эффекта цветов.:

• Красный: динамичный, страстный;
• Желтый: яркий, весёлый;
• Зеленый: натуральный, живой;
• Синий: заслуживающий доверия, объективный;
• Апельсин: энергичный, тёплый;
• Фиолетовый: креатив, магия;
• Чёрный: серьёзный, классический;
• Белый: простой, дружелюбный;
• Серый: деловой, профессиональный.

Из какой бумаги лучше сделать пригласительные на свадьбу?

Немаловажным фактором при создании свадебного приглашения являются: качество, дизайн и цвет бумаги для пригласительных.

Для идей в стиле hand made подойдет обыкновенная бумага для письма.

Творческие наброски скетч-бука лучше изображать на специальной чертежной или акварельной бумаге.

Модный эффект состаренного пергамента очень просто достигается заваренным кофе. Достаточно затонировать  приготовленным раствором лист писчей бумаги, и древний пергамент готов.

Для изготовления простых открыток подойдет мелованная продукция.

Пригласительные, которые не подлежат сгибанию, можно изготовить из декоративного плотного картона. Часто используют дизайнерский картон, преимущественно итальянский. Для изготовления конвертов используют матовый дизайнерский картон.

Для изысканной техники квиллинг плотность бумаги должна быть не более 60 г/кв.м.

Воплощение идей скрапбукинга предлагает широкий диапазон плотности бумажного материала от 70 г/кв. м. до 400 г/кв.м.

Различные покрытия и оригинальная текстура дизайнерской бумаги — прекрасный вариант для воплощения любых творческих фантазий.

Скрапбукинг

До 90% всех приглашений мастерят именно этим методом. Благодаря разнообразию материалов можно воплотить в жизнь практически любую оригинальную идею автора или новобрачных. Соблюдайте следующую последовательность действий:

• Выберите фактурный материал и напечатайте на нем текст.
• Воспользуйтесь фигурными ножницами и подравняйте границы прямоугольного листа.
• Наверху сделайте отверстие дыроколом и пропустите через него ленточку, которую изысканно оформите в бант.
• Сделайте конверт и вложите в него послание.
• На конверт можно наклеить украшения: кружево, стразы, пайетки, бахрому и многое другое.